Verwaltungsmitarbeiter/in (m/w/d)
Das Deutsch-Amerikanische Institut (DAI) Heidelberg ist eine gemeinnützige Kultureinrichtung, die über die gesellschaftlichen, politischen und kulturellen Ereignisse jenseits und diesseits des Atlantiks informiert. Diese Arbeit umfasst Einzelvorträge, Vortragsreihen, Seminare, Diskussionen in deutscher wie englischer Sprache, Konzerte, Filme und Ausstellungen. Daneben bietet das DAI ein breitgefächertes Bildungsangebot, das eine Sprachschule und eine öffentliche englischsprachige Bibliothek umfasst.
Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt Verstärkung in der Verwaltung. Die Position ist zunächst befristet, mit der Option auf eine Übernahme in ein unbefristetes Arbeitsverhältnis. Die Stelle kann sowohl in Teilzeit als auch in Vollzeit besetzt werden.
Ihre Aufgabenbereiche umfassen:
- Finanzbuchhaltung:
- Bearbeitung der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung inklusive Rechnungserstellung und -prüfung, Überwachung der Umsätze, Kontieren und Ablage.
- Personalverwaltung und -betreuung:
- Abwicklung von Personaleintritten und -austritten sowie die Erstellung von Arbeitsverträgen und Zusatzvereinbarungen, Administration des Dienstplans, Dokumentation von Krankenständen, Betreuung der Arbeitszeiterfassung.
- Controlling und Budgetplanung:
- Übernahme von Verantwortung in der Budgetplanung und im Controlling.
- Drittmittel- und Fördermittelmanagement:
- Management von Förderanträgen, Verwendungsnachweisen und Mittelanforderungen für verschiedene nationale und internationale Institutionen.
- Organisation und Betreuung von Veranstaltungen:
- Planung und Durchführung von Veranstaltungen sowie Vermietung von Räumlichkeiten, inklusive Erstellung von Mietverträgen und Kundenkontakt.
- Allgemeines Büromanagement:
- Verantwortung für die Verwaltung von Bar-Kassen, Durchführung von Bestellungen (Getränke, Büromaterial etc.), Abwicklung der Post und Kommunikation mit Dienstleistern.
- Datenschutz:
- Sicherstellung der Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben.
Wir erwarten von Ihnen:
- Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikationen.
- Erfahrung im Bereich Officemanagement, idealerweise in einer kulturellen oder Bildungseinrichtung.
- Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und eine selbstständige Arbeitsweise.
- Teamfähigkeit und Flexibilität.
- Sicherer Umgang mit MS Office und gängigen Buchhaltungsprogrammen.
Wir bieten Ihnen:
- Eine vielseitige und verantwortungsvolle Tätigkeit in einem internationalen und inspirierenden Umfeld.
- Flexible Arbeitszeitgestaltung, mobile Office und die Möglichkeit zur Teilzeitarbeit.
- Ein motiviertes und unterstützendes Team.
Fühlen Sie sich angesprochen? Dann senden Sie Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse) unter Angabe Ihrer Gehaltsvorstellung und des frühestmöglichen Eintrittstermins per E-Mail an verwaltung@dai-heidelberg.de. Wir freuen uns darauf, Sie kennenzulernen!
Das DAI Heidelberg ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit und Diversität fördert. Wir begrüßen daher Bewerbungen von Personen aller Nationalitäten und Hintergründe.